Dokumentinventeringen är en referensbok som avslöjar sammansättningen och innehållet i dokumenten, systematiserar och tar hänsyn till dem inom hela dokumentuppsättningen. Sammanställning av inventeringar är ett viktigt steg i behandlingen och beställningen av dokument, vars syfte är inte bara säkerheten för dokument utan också deras tydliga utförande.
Instruktioner
Steg 1
Registrera dokumentlistan på organisationens brevpapper (om någon). Detta krävs inte, men ett önskvärt krav för sådana dokument. I vilket fall som helst måste organisationens namn anges.
Steg 2
Skriv ner titeln, som ska innehålla information som bestämmer äganderätten till de dokument som ingår i inventeringen. Till exempel "Inventarierande handlingar i brottmål", "Inventariering av handlingar som finns tillgängliga i intygsunderlaget", "Inventarierande dokument för visum till Danmark", etc. Om organisationen sammanställer lager regelbundet, skriv ner serienummer på inventeringen.
Steg 3
Skapa en tabell som består av följande avsnitt: "Antal p / p", "Dokumentnamn", "Antal ark i dokumentet". Fyll i alla listade fält. Lägg till uppslagskolumner i tabellen efter behov. Till exempel sidorna _ till _, sidnummer, värde, anmärkning och så vidare.
Steg 4
Skriv under tabellen hur många ark, dokument eller kopior du tar med i inventeringen. Skriv i siffror och ord: 3 (tre), 25 (tjugofem).
Steg 5
Fyll i sammanställningen av inventeringen med underskrifterna från organisationscheferna, på ett eller annat sätt som ansvarar för genomförandet av denna inventering (inspektör för personalavdelningen, produktionschef etc.). Skriv ner det fullständiga namnet på chefens position och ett transkript av hans efternamn, förnamn och patronym. Om det behövs, inkludera ditt fullständiga namn i dokumentet. och signaturen för den person som överlämnade och accepterade handlingarna.
Steg 6
Ange också datumet för dokumentet. Den kan placeras både i slutet och i början av inventeringen, både till vänster och till höger om dokumentet. Organisationens försegling läggs inte på inventeringen.
Steg 7
Dokumentförteckningen är upprättad i två exemplar: den ena finns kvar i organisationen, den andra presenteras på begäran.
