Erfarna sekreterare vet att affärskorrespondens består av två tredjedelar av förfrågningar och svar på dem. Huvudsyftet med en skriftlig fråga är att få all information från adressaten. Brevförfattaren förväntar sig att få så fullt svar som möjligt, vilket kommer att ges till honom inom den tidsperiod som föreskrivs i lag eller anges i begäran. Det finns inga strikta regler för behandling av skriftliga frågor. Det finns dock flera allmänna krav på affärskorrespondens som bör följas när de förbereds.
Nödvändig
- - företagets blankett;
- - A4-papper;
- - penna;
- - dator;
- - Skrivare.
Instruktioner
Steg 1
Skriv ut ett frågebrev på organisationens brevpapper om du ansöker för ett team och av en officiell anledning till en annan organisation eller en individ. En medborgare som skickar en begäran till någon institution måste skriva den läsbart eller skriva ut den på ett A4-ark.
Steg 2
Ange i adressbokens övre högra hörn information om adressaten: fullständigt namn på hans position, efternamn och initialer, organisationens postadress (vid behov). Information om det sändande företaget finns till vänster i formuläret. I en särskild rad måste kontoristen ange numret och datumet för det utgående dokumentet. Om du ansöker för din egen räkning, lista dina egna uppgifter nedan: efternamn, förnamn, patronym (utan förkortning), hemadress, kontakt telefonnummer. Till exempel: "Till direktören för LLC" Early Morning "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, bosatt på adressen: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15, telefon 00-00-00 ".
Steg 3
Skriv en rubrik till din e-post. Det bör kort återspegla kärnan i det skriftliga överklagandet, till exempel: "Om den minsta partistorleken för tusenskönor och grossistpriset för dem." Placera rekvisita till vänster på brevpapper. När du talar för en individs räkning kan du helt enkelt ange formatet på brevet genom att skriva mitt på raden frasen”brev av fråga”,”skriftlig begäran” eller “begäran om brev”.
Steg 4
Gå till uttalandet för själva begäran. Detta kommer att vara huvuddelen i ditt brev. I de första 1-2 meningarna, förklara anledningen och syftet med vilket du vill få denna eller den informationen. Till exempel:”I maj planerar medlemmar i trädgårdspartnerskapet“Sad”att göra ett massköp av tusenskönor. Efter att ha granskat ditt företags reklambroschyr bestämde vi oss för att använda de tjänster som erbjuds. Vänligen skicka följande information till adressen nedan."
Steg 5
Formulera varje fråga. Försök att vara exakt och koncis. Gör inte meningar för långa, inklusive 2-3 frågor i taget. Var noga med att sätta ett frågetecken i slutet - detta kommer visuellt att belysa huvudämnet. Om det finns flera frågor, fyll i dem med en numrerad lista. Till exempel: “1. Vad är minsta storlek på utsäde? 2. Hur mycket kostar 1 påse frön i grossist- och detaljhandeln? 3. Hur lång tid tar det innan den köpta satsen levereras? 4. Vilka dokument måste lämnas in för att ingå ett leveransavtal mellan ditt företag och ett trädgårdsarbete?"
Steg 6
Avsluta brevet med ett tackbrev. Du kan också taktfullt ange önskad tidsram för att få ett svar, till exempel:”Tack på förhand för ditt svar. Vi hoppas få prislistan inom en vecka. På den sista raden, underteckna (på organisationens vägnar undertecknas chefen) och datumet.
