Affärsmöten anses inte alltid vara obligatoriska av affärspartners, eftersom det finns många saker att göra. För att säkerställa att alla rätt personer är närvarande måste mötets brev vara sammansatt på ett övertygande sätt. På detta sätt kan du påverka andra människors beteende och planer.
Instruktioner
Steg 1
Meddela mottagaren av brevet att du har läst hans begäran. Denna teknik är lämplig att använda om adressaten väntar på någon form av reaktion, och det är bekvämare att lösa hans fråga vid ett personligt möte. Ta tillfället i akt, ring personen och låt dem veta att de skickade ett brev med förklaringar. I det här fallet kan du vara säker på att meddelandet kommer att läsas noggrant.
Steg 2
Uttryck en förståelse för de problem som ska lösas. Beskriv i några meningar att du delar din åsikt om relevansen och aktualiteten hos de frågor som ställts.
Steg 3
Lista fördelarna med att vara närvarande vid ett kommande möte. Hitta minst fem skäl till varför personen vill avsätta tid för evenemanget. Dessa skäl bör formuleras ur den andra sidans synvinkel. Till exempel kommer en specialist som specifikt kommer att ge råd om alla frågor, men det kommer inte att finnas någon annan möjlighet att träffa honom inom en snar framtid. Ordna skälen i fallande ordning efter betydelse.
Steg 4
Berätta om ytterligare argument för förslaget. Nu kan du ange skäl som inte är så viktiga för adressaten, men som kommer att påverka hans beteende. Till exempel inbjuds en avdelningsdirektör till ett möte som säkert kommer att vara uppmärksam om någon är frånvarande. För att inte förstöra ditt rykte är det bättre att inte missa evenemanget.
Steg 5
Ange en enkel och lättillgänglig metod för återkoppling. Adressaten kan ha frågor, förslag eller förtydliganden. Ge honom möjlighet att direkt kontakta den ansvariga och inte söka efter kontaktinformation.
