När en organisation samlar in dokumentation som kräver kortvarig eller långvarig lagring är det nödvändigt att organisera den och häfta mappar med mjukt eller hårt omslag. Varje specifikt ärende kan ha sina egna krav på utformningen av arkivet och arbetssekvensen, eftersom det inte finns några strikta lagstiftningsstandarder på detta område. Det definierar dock de grundläggande principer som erfarna kontorister brukar följa.
Nödvändig
- - svart blyertspenna;
- - kontorist (eller UPD-enhet);
- - klämma;
- - sömnål
- - sladd eller nylontråd;
- - sax;
- - ett ark vitt papper;
- - brevpapperlim;
- - omslag.
Instruktioner
Steg 1
Efter att ha granskat dokumentets värde, numrerar du det genom att placera ett serienummer (i kronologisk ordning) i det övre högra hörnet på varje ark med en svart blyertspenna. Börja med den första vändningen; titellistan över dokumenten och den sista sidan behöver inte numreras. Se till att siffrorna inte går in i texten.
Steg 2
Gör två par hål med en speciell kontorist i mitten av vänster marginal i varje dokument. För att förhindra att pappersbunten faller sönder, fäst den i en klämma. Som regel placerar tjänstemän hål i en vertikal linje och lämnar minst 3 cm mellan varje hål. Om arket har en smal marginal kan du limma en vit remsa till kanten.
Steg 3
Använd en speciell maskin för blinkande dokumentation (UPD). Detta minskar ditt arbete avsevärt, eftersom du med den här enheten kan genomborra en bunt med 10 cm tjocka åt gången. Läs noga igenom instruktionerna och arbeta försiktigt - borren blir väldigt het.
Steg 4
Börja sy mappen med en speciell bankgarn eller stark nylontråd och en sömnål. Flash arkivet två gånger för ett säkert engagemang. Dra de lösa "svansarna" på sladden (ca 5-6 cm) genom det mellersta hålet på den söta sidan av "boken" och gör en stark knut.
Steg 5
Klipp ut en cirkel (ca 4 cm i diameter) av tjockt vitt papper och limma knuten med den. Använd vanligt papperslim. Ta tag i klistermärket med en försegling, fäst certifieringssignaturen och datumet under den. Om mappen redan har snörats upp utan en bekräftelsessida är det tillåtet att klistra in den på insidan av omslaget.
Steg 6
Skjut in den snörda mappen i ett speciellt omslag eller bind dokument med en maskin. För ett långsiktigt arkiv rekommenderas att du väljer ett hårt omslag, i andra fall är papp "kläder" eller från tjockt bestruket papper också lämpliga. I vilket fall som helst bör det vara en affärstryckprodukt, utformad i enlighet med företagets stil.
