Olika mappar och klassificerare har länge blivit en del av inte bara kontoret utan också hemmiljön. Detta är faktiskt ett mycket bekvämt sätt att lagra såväl som tematisk distribution av dokument. Men när det finns för många mappar finns det ett problem med distributionen på arbetsytan.
Nödvändig
- - mappar;
- - pappersfack;
- - klistermärken;
- - lådor;
- - penna.
Instruktioner
Steg 1
Förstå innehållet i mapparna. Det bör organiseras enligt någon allmän princip för att göra det lättare att hitta ett specifikt dokument. Till exempel ska eleverna utse en mapp för varje ämne. En arbetande person kan distribuera efter verksamhetsområde samt tilldela två eller tre mappar för särskilt viktiga eller brådskande papper. När du har valt ett klassificeringssystem ordnar du alla papper enligt systemet och klistermärken på mapparna med ett register över vad som är lagrat i dem.
Steg 2
Ta reda på hur du bäst ordnar de resulterande mapparna. Om de är stora och stabila kan du helt enkelt ordna dem på hyllan efter tema. Tunna och flexibla mappar lagras bäst horisontellt. Stora buntar är dock obekväma att använda, så stapla dem i pappersfacken åt gången. När du gör detta, följ också den tematiska klassificeringen för att göra det lättare att söka efter information.
Steg 3
Om du behöver tunna mappar för att sitta på hyllan, använd en avdelare. Det kan vara antingen i form av en partition som separerar en del av hyllan från en annan, eller i form av ett vertikalt öppet fack för papper. Således, när du tar bort en mapp från hyllan, kommer resten inte att falla och det kommer inte att bli en röra.
Steg 4
För ett mycket stort antal mappar, till exempel organisera lagring i ett företagsarkiv, använd ett lagringssystem i rack. Således lagras papper i statliga depåer. Samtidigt lagras mappar i specialboxar installerade på rack. Det speciella med dessa lådor är att de inte öppnas uppifrån utan från sidan, vilket gör att du kan få den mapp du behöver. Utan att ta bort hela den tunga behållaren från racket. På samma sidolucka är det vettigt att klistra in en klistermärke med information om vilka dokument som finns i förvaringsdelen.
