Varje evenemang börjar med en förberedelseplan. Den visar steg för steg vad som behöver göras, inom vilken tidsram, samt en lista över ansvariga personer. En folkomröstning är en massiv händelse och kräver en lämplig strategi.
Instruktioner
Steg 1
Ange datum för folkomröstningen. Baserat på den väljer du en plats och bjuder in gäster. Gör sedan en plan där du skriver ner vad som behöver göras punkt för punkt och vem som kommer att göra förberedelserna i varje steg.
Steg 2
Hitta en plats där folkomröstningen kommer att äga rum. Välj det beroende på antalet gäster. Detta kan vara en hotellobby, ett konferensrum eller till och med en kontors foajé. Rummet med en total yta på hundra kvadratmeter rymmer lätt femtio personer. Teckna ett hyresavtal i förväg. Då kan du vara säker på att webbplatsen blir din.
Steg 3
Förbered ett evenemangsprogram. Skriv tal till alla som kommer att tala i folkomröstningen. Planera tidpunkten för när gäster anländer, när den första talaren börjar tala. Tänk på röstningsförfarandet. Ange när lunchpaus kommer att meddelas.
Steg 4
Tänk över menyn. Bestäm om det blir en bankett eller en buffé vid folkomröstningen. Den andra är mer föredragen under pausen. Men det är bättre att hålla en bankett efter att ha sammanfattat resultatet av evenemanget. Beräkna mängden mat baserat på antalet gäster. Lös alkoholproblemet. Starka alkoholhaltiga drycker lämnas bäst på kvällen, begränsad till champagne eller te och kaffe under dagen.
Steg 5
Skapa banderoller och affischer med namnet på folkomröstningen. Lägg ytterligare information om dem om de ämnen som ska diskuteras. Lista namnen på de inbjudna talarna.
Steg 6
Skapa inbjudningslistor tillsammans med organisatoriska frågor. Lägg till VIP-gäster och journalister där. Förbered biljetter till folkomröstningen. I dem anger du datum, tid, plats för evenemanget samt klädkoden. Skicka brev i förväg två till tre veckor före evenemanget så att alla kan justera sina planer. Bjud in VIPs via telefon eller personligen.
Steg 7
På dagen för folkomröstningen anländer du till platsen fem till sex timmar före start. Detta gör att du snabbt kan lösa alla problem som uppstår under organisationens gång. Planera ytterligare 30 minuter för att ändra och städa upp. Möt gästerna exakt vid den bestämda tiden och markera ankomsterna i inbjudningslistan.
