Aktiviteten i vilken organisation som helst innebär att man arbetar med dokument. Vissa av dem tappar sin relevans över tiden och används inte i arbetet. För att bli av med onödiga papper förstörs de vanligtvis. Förstörelse av dokument måste ske i strikt överensstämmelse med reglerna som fastställs i kontorsarbetet.
Nödvändig
- - handling av förstörelse;
- - tekniska medel för förstöring av dokument.
Instruktioner
Steg 1
Kolla in proceduren för att förstöra dokument. Det gäller både pappersdokument och de som görs i elektronisk form. Vanligtvis förstörs dokument som har tappat sitt praktiska värde och har en utgången lagringsperiod. Detta gäller främst personal- och redovisningsdokument.
Steg 2
Genomför en undersökning av dokumentens värde. Resultatet av det bör vara en lag om tilldelning och förberedelse för destruktion av de papper som inte längre lagras. Lagringsperioden för dokument bestäms av den aktuella nomenklaturen för din organisations filer. I vissa fall specificeras villkoren enligt federala lagar, regeringsbeslut, avdelningar eller standardlistor med dokument.
Steg 3
Utarbeta en handling för förstöring av dokument, lägg ner namnet på den strukturella enheten framför varje grupp av rubriker. Ange liknande ärenden i lagen under en allmän rubrik som anger det totala antalet ärenden. Handlingen måste undertecknas av en anställd i organisationen som deltog i granskningen av dokumentens värde. Därefter godkänns lagen av chefen.
Steg 4
Välj fall för destruktion med hjälp av en sidvy. Detta gör att du inte kan missa det nödvändiga dokumentet som av misstag hamnade i filen. Om något material har lagrats länge kan de rullas selektivt för att avgöra dokumentens relevans.
Steg 5
Välj metoden för förstöring av de dokument som ingår i lagen. De kan brännas eller användas för detta ändamål en pappersförstörare. Ibland överförs materialet som ska förstöras för bortskaffande till ett specialiserat företag och upprättar förfarandet med ett godkännandebevis och en motsvarande faktura. Den senare metoden används oftast när dokumentationsvolymen är betydande. För att säkerställa konfidentialitet sker överföringen av ärenden och förstörelsen av dem vanligtvis under överinseende av en anställd i organisationen.
