Ett telefonogram betyder ett generaliserat namn för dokument som överförs muntligen via telefon. Den används för att överföra serviceinformation som regel i nödfall när adressaten måste meddelas om något, skicka ett meddelande, skicka en inbjudan.
Nödvändig
brevpapper, mottagarens telefonnummer, utgående e-postjournal, telefonkommunikation
Instruktioner
Steg 1
Förbered texten i telefonmeddelandet. Ange kärnan i meddelandet kort, den rekommenderade längden på texten är högst 50 ord. Om telefonmeddelandet innehåller en indikation på en händelse som ska äga rum i framtiden: ett möte, ett möte, utarbetande av en handling, etc., se till att du anger den specifika platsen och tiden för evenemanget.
Texten ska formuleras på ett sådant sätt att möjligheten till dubbel tolkning utesluts.
Steg 2
Skriv upp ett telefonmeddelande på papper enligt reglerna för att skriva upp ett brev från huvudet. Således måste dokumentet med texten tilldelas kraven: ett unikt nummer och datum för sammanställning. Telefonmeddelandet signeras av den person på vars vägnar det kommer att sändas.
Steg 3
Bestäm mottagaren av telefonmeddelandet. Om det finns flera mottagare gör du en lista med mottagare utöver meddelandet. En sådan lista är upprättad på ett separat ark, den innehåller namnen på de organisationer som telefonmeddelandet och motsvarande telefonnummer ska skickas till.
Steg 4
Registrera telefonmeddelandet i den utgående korrespondensloggen. Om ett telefonmeddelande är en sällsynt förekomst i ditt arbetsflöde, använd en allmän journal för att registrera. Om du regelbundet använder den här metoden för överföring av information, starta en separat journal för telefonmeddelanden så att det blir bekvämare för dig att navigera.
Steg 5
Ring adressaten och be om att få ett telefonmeddelande. Ta reda på och registrera position, efternamn, namn, patronym för den person som tar emot telefonmeddelandet.
Steg 6
Berätta för abonnenten:
- position, efternamn, namn, patronym för den person på vars vägnar telefonmeddelandet skickas,
- din position, efternamn, namn, patronym och telefonnummer.
Diktera texten i telefonmeddelandet. När du har överfört texten ber du prenumeranten att läsa igenom telefonmeddelandet för att kontrollera att inspelningen är korrekt.
Steg 7
Ta reda på abonnentens inkommande registreringsnummer för telefonmeddelandet, skriv ner det.
