Ett avslagsbrev är en mycket specifik del av företagskorrespondensen. Den ska innehålla ett negativt svar på kundens begäran eller partnerns förslag. Samtidigt är det viktigt att upprätthålla goda relationer med mottagaren av brevet. För att entydigt uttrycka din ståndpunkt, men inte förolämpa mottagaren och lämna ett gynnsamt intryck av dig själv, följ de grundläggande reglerna för att skriva en vägran.
Nödvändig
- - organisationens officiella brevpapper
- - dator;
- - Skrivare.
Instruktioner
Steg 1
Utarbeta ditt brev. Försumma inte detta steg i dokumentförberedelsen. Det gör att du kan ordna dina tankar och välja de mest korrekta fraserna.
Steg 2
Starta texten med den traditionella adressen till mottagaren: "Kära Ivan Ivanovich!" eller "Kära herr Ivanov!" Använd inte andra formuleringar, eftersom det skriftliga avslaget är officiellt.
Steg 3
I det övre vänstra hörnet anger du adressaten till bokstaven: företagets namn, position, efternamn, initialer på en anställd eller efternamn och initialer på en privatperson. Information om ditt företag presenteras på det officiella brevhuvudet i det övre högra hörnet.
Steg 4
Skriv huvuddelen av dokumentet. Upprepa först begäran eller förslaget som har mottagits. Naturligtvis behöver du inte skriva om texten i det inkommande dokumentet helt. Det räcker att sammanfatta dess väsen i några ord, med traditionella affärssätt: "I enlighet med din begäran om en kopia av beställningen …" eller "Som svar på din begäran om att förlänga löptiden för koncessionell utlåning, vi informerar … ".
Steg 5
Lista sedan anledningarna till vägran. Förklaringen till ett negativt svar bör vara kort, logisk, i grunden, men inte ha hård form. Förvräng inte situationen, presentera inte obefintliga fakta och otroliga argument. Säkerhetskopiera dina ord när det är möjligt med hänvisningar till lagar och förordningar. Men gå inte till ytterligheter. Om du överbelastar brevet med långa förklaringar och ordliga ursäkter, riskerar du att göra mottagaren mer upprörd.
Steg 6
Börja den sista delen av brevet med standardformuleringen som gör att du kan hålla dig artig, men fast i ditt beslut: "Med tanke på ovanstående fakta måste vi tyvärr vägra att samarbeta med ditt företag" eller "Vi beklagar att informera dig att det är omöjligt att förlänga kreditgränsen ytterligare. "…
Steg 7
Försök att mildra avvisningen. För detta ändamål, informera adressaten om andra alternativ för samarbete, om nya tjänster för ditt företag som han kan använda på förmånliga villkor, om möjligheten att ompröva sin begäran efter en viss tid etc. All information måste vara helt korrekt och uppdaterad.
Steg 8
Läs om utkastet till brevet. Korrigera fel, gör nödvändiga tillägg och korrigeringar. Skriv ut avslaget på organisationens officiella brevpapper, underteckna det med chefen och skicka det till mottagaren.
