En av formerna för att uttrycka sitt missnöje med levererade eller producerade varor, tillhandahållna tjänster är ett skriftligt krav från köparen. Han kan skicka det direkt till företaget via e-post, lämna det i "Klagomålsboken" eller skriva ett klagomål på en speciell webbplats, där varje köpare kan tala om kvaliteten på produkten eller tjänsten. Du måste också ge ett skriftligt svar på ett sådant påstående.
Instruktioner
Steg 1
Högkvalitativ kundservice innebär konstant övervakning av feedback och vidtagande av åtgärder och specifika åtgärder för att eliminera de brister som din uppmärksamhet riktas mot i anspråket. När du svarar på det bör du förstå att klienten är irriterad och olycklig, så du bör noggrant och noggrant välja fraser för att jämna ut det obehagliga intryck som han fått. Ett väl genomtänkt och väl förberett svar hjälper dig att vinna tillbaka kundens tillgivenhet och kanske få dem att stanna kvar i dina kunders led.
Steg 2
Tonen i brevet bör vara extremt korrekt och artig. Naturligtvis, om du vet köparens fullständiga namn och patronym, använd det i omlopp. Skriv alltid adresserna "du", "du", "du" med versaler.
Steg 3
Om påståendet är sant, be om ursäkt i första stycket och om möjligt försöka förklara varför händelsen inträffade. Ber om ursäkt till klienten i första meningen, men om du inte är helt säker på att det i det här fallet verkligen är företaget eller dess personal fel, kan du börja texten i svaret enligt följande:”Tack för informationen som du skickade till oss … "Eller" Tack för att du informerade oss i tid om … ".
Steg 4
I ditt svar bör du bara diskutera det specifika fallet som blev anledningen till att du skrev ett krav. Hänvisa inte till utmärkta recensioner av företaget från andra kunder, detta kommer bara att fungera som en irritation. Använd inte oppositioner i texten: "a", "men", "samtidigt", som en sista utväg, om nödvändigt, skriv "ändå …".
Steg 5
Försök inte att rättfärdiga dig själv genom att hänvisa till vissa egenskaper hos klienten själv - hans ouppmärksamhet, glömska, brist på intelligens. Glöm inte att det här är människorna som betalar dina pengar och en negativ recension kan beröva dig minst tio potentiella kunder till.
Steg 6
Skriv om vilka åtgärder du kommer att vidta för att eliminera situationen och förhindra att den återkommer. Om specifika synder hittas, lista dem och beskriv de disciplinära åtgärder som vidtagits.
