Utgångna dokument som lagras i arkivet kan förstöras, vilket utförs i flera steg. Först väljs dokumenten, en kommission skapas, en handling upprättas och direkt förstörelse sker på dokumentförstörare.
Nödvändig
- - handling av förstörelse;
- - handling av förstörelse;
- - dokumentförstörare (pappersförstörningsmaskin).
Instruktioner
Steg 1
Alla arkivdokument är föremål för årlig översyn för att välja för förstörelse. Detta gör det möjligt att frigöra utrymme i tid för nya dokument som tas emot från företag för arkivering.
Steg 2
Välj dokument för destruktion. Huvuddelen av arkivdokumenten har bevarats i 75 år. Valet av dokument utförs av arkivpersonalen.
Steg 3
När du har gjort valet av dokument, gör en förstörelse. En handling är en fullständig inventering av dokument som ska förstöras. Det är nödvändigt att ange serienumret för varje dokument, en beskrivning. Ange numret på artikeln eller regelverket på grundval av vilken avskrivningen görs framför varje dokument. Bli guidad av listan över typiska dokument.
Steg 4
Tänk på att listan kanske inte innehåller namnet på alla dokument som ska skrivas av, så arkivaren måste självständigt bestämma vilken artikel eller standardbestämmelse ett visst dokument tillhör.
Steg 5
Förstörelseshandlingen måste upprättas i enlighet med bilaga 4 "Om de grundläggande reglerna för arkivdrift" för 2002. Det ifyllda dokumentet måste undertecknas av alla medlemmar i den skapade kommissionen och en auktoriserad representant för arkivadministrationen.
Steg 6
Bifoga en annan handling till den utförda handlingen, där den anger det totala antalet dokument som ska förstöras, samt deras totala vikt. Glöm inte att den första akten utan den andra anses vara ogiltig. Och om en sådan överträdelse upptäcks under kontrollen, kan ett administrativt böter åläggas den ansvariga representanten för ditt arkiv.
Steg 7
Du kan överlåta den direkta förstörelsen till en specialiserad organisation som tillhandahåller masstjänster av detta slag och har industriförstörare, eller så kan du själv utföra förstörelsen om din organisation har sin egen förstörare.
