Vissa verksamhetsområden kräver systematisering av varor, produkter och dokument. Kortfilen kan inte bara användas i produktion. Till exempel kommer det att vara användbart för en person som samlar in frimärken eller mynt eller en blomsterhandlare. I allmänhet, var du än behöver hitta den rätta bland ett stort antal objekt.
Instruktioner
Steg 1
Informationen i filen måste vara lätt tillgänglig, oavsett storleken på datalagringen. Dela därför upp hela volymen i block, till exempel alfabetiskt eller efter datum. Detta hjälper dig att hitta den information du behöver (kort) på kort tid.
Steg 2
Alla poster i filen måste vara snygga. Till exempel, om namnen är skrivna för hand, bör de vara begripliga, utan blottar, eftersom det gör det svårt att hitta den information du behöver.
Steg 3
Filen måste lagras på en bestämd plats, till exempel i ett rack. Lådorna måste matcha storleken på korten. Var noga med att göra en inventering av innehållet, så att du inte ständigt behöver bläddra igenom onödiga data. När uppgifterna fylls på, ange informationen i inventeringen.
Steg 4
Sökskyltar som ingår i kortindexets element (kort, filer etc.) måste vara strikt systematiserade. Till exempel, om detta är ett kortindex för blommor, måste sökskyltarna ("nycklar") i alla element visas på samma sätt. För att göra detta skapar du ett "skelett" för sökelementet.
Steg 5
Låt oss säga att du vill skapa ett kortindex över dina blommor. De har alla olika egenskaper, men de består av ett antal identiska element: blomställning, stam, blad, rot etc. Följaktligen måste alla dessa element ingå i "skelettet". Till exempel är namnet "Solros", formen på blomställningen är "rund", färgen är "gul", etc.
Steg 6
All insamling av data bör åtföljas av en "Lista över sökkriterier". I ett arkiv som består av vanliga kort kan det vara ett textdokument; för ett virtuellt arkivformulär - en listruta där användaren väljer det tecken han behöver. Om du har ett elektroniskt arkivskåp, se till att du tar en flyttbar disk eftersom hårddisken kan brinna ut när som helst.
