Ett fax markerat snabbt - ge det till chefen snabbare, e-postmeddelandena som fyllde lådan ska demonteras, en hög med brev och ett par paket som skickas av brevbäraren måste snarast "spridas" över avdelningarna och den anställde skrev en semesteransökan. Här har du både annonser och viktiga redovisningsdokument. En sekreterares arbete är svårt! Det är värt att förlora ett "papper", eftersom det visar sig att organisationens öde och din karriär beror på det. För att alltid kunna hitta detta eller det här dokumentet måste du kunna registrera korrespondensen korrekt.
Nödvändig
- Inkommande korrespondensregister,
- logg för utgående post,
- anteckningsböcker med en volym på 96 ark,
- organisationsformer,
- mappar.
Instruktioner
Steg 1
Du måste registrera all inkommande och utgående korrespondens dessutom på dagen för mottagande eller avsändning. Korrespondens av alla slag är föremål för registrering: postförsändelser, e-postmeddelanden, fax, levereras personligen till meddelandets händer. Viktiga e-postmeddelanden (inkommande och utgående) bör skrivas ut och loggas på samma sätt som andra typer av korrespondens. Dessutom är det nödvändigt att registrera intern korrespondens: anteckningar, servicememor, förklarande anmärkningar, uttalanden, klagomål.
Steg 2
För att registrera korrespondens, håll särskilda registreringsloggar. Beroende på korrespondensvolymen av en viss typ kan du skapa allmänna tidskrifter för inkommande och utgående korrespondens eller dessutom dela upp dem efter typ. Skapa till exempel en journal för att spela in inkommande och utgående e-post. Oavsett korrespondensvolym är det bekvämt att skapa en separat journal för registrering av inkommande och utgående fax.
Steg 3
Om du inte har en speciell journal för registrering av korrespondens, tryckt i tryckeriet, ta en vanlig anteckningsbok och sprida den. I loggen för inkommande brev anger du meddelandets nummer, mottagningsdatum samt typ av korrespondens, om du har en gemensam logg för alla typer av meddelanden, från elektronisk till fax. Beskriv kortfattat innehållet i brevet i en separat kolumn. I nästa kolumn skriver du upplösningen på huvudet och namnet på den person till vilken brevet överlämnades för utförande. I praktiken, om problemet kontrolleras av en viss person, når många bokstäver inte chefen utan överförs omedelbart till artisten, så du bör inte göra den här kolumnen stor. Det är tillrådligt att lämna en plats för en underskrift under artistens efternamn eller bredvid den, vilket indikerar att han har fått dokumentet. Om chefen har instruerat sekreteraren att kontrollera "utförande" av dokumentet, läggs en anteckning om kontroll i rött bläck i en separat kolumn (bokstaven "K" eller ordet "kontroll"). När du har slutfört genomförandet av beställningen relaterat till detta dokument, sätt ett märke på utförandet samt överföringen av brevet "till ärendet" (ange ärendenummer och datum för dess bildande).
Steg 4
Korrespondensregistret behövs också för alla utgående meddelanden. I loggen med utgående bokstäver finns det färre kolumner än i loggen för inkommande korrespondens. Förutom i registret över inkommande brev gör du i registret över utgående brev en kolumn med brevets serienummer, en kolumn med datum, endast för avsändningen, med den typ av korrespondens som skickas (vid behov) med en sammanfattning av meddelandet, efternamnet på upphovsmannen till dokumentet (bokstaven) samt kolumnen med ärendenummer, där en kopia av meddelandet arkiverades.
Steg 5
På ett speciellt sätt bör du registrera den korrespondens som du skickar via post. Registrering av brev som skickas via post sker på organisationens brevpapper. Det är bättre att skicka högst 7-10 brev åt gången. För hand eller på en dator, på formuläret, skriv sändningsdatum nedan för varje brev som skickas med post, ange postens serienummer, organisationens namn, dess plats (du kan bara ange staden eller område). Lämna lite utrymme till höger. Här, efter att ha fått en check i posten, måste du ange postnumren från den (vanligtvis 6-8 siffror). Nedanför organisationens namn för varje försändelse, skriv numren och datumen för de dokument som ska skickas eller annan information som gör det möjligt att identifiera dem. På postkontoret är denna lista certifierad av poststämpeln. Du kan arkivera den i en separat mapp eller i den mapp där utgående meddelanden lagras.
Steg 6
En separat journal krävs för att registrera varje typ av intern korrespondens. I varje dagbok anger du dokumentets nummer, dess datum, upphovsmannens efternamn, en sammanfattning, huvudets upplösning, exekutivens efternamn, kontrollmärket samt ärendets nummer.
